Auteur: Margaux Lucas.
Date: 23/04/2025.
Cibles: Grandes enseignes, TPE, PME.
Guide pratique : utiliser efficacement votre messagerie collaborative Zimbra
Utilisée par de nombreuses entreprises, administrations et établissements d’enseignement à travers le monde, la solution de messagerie collaborative Zimbra répond aussi bien aux besoins fondamentaux qu’aux exigences les plus avancées grâce à sa version commerciale. Aliénor.net propose notamment l’édition Zimbra Commerciale Edition (Network Edition), enrichie de modules collaboratifs puissants et d’une interface moderne.
Qu’est-ce que la messagerie collaborative Zimbra ?
La messagerie collaborative Zimbra open source, est utilisée dans le monde entier par des entreprises, des établissements d’enseignement et des administrations. Le Groupe Aquitem propose l’une de ses versions, Zimbra Commerciale Edition (Network Edition), une version enrichie, adaptée aux besoins avancés des entreprises.
Les principales fonctionnalités de la messagerie collaborative Zimbra
Connexion à votre compte Zimbra
Pour commencer, accédez à l’interface via l’URL fournie par votre administrateur. Si vous n’avez pas ce lien, vous ne pourrez pas vous connecter à votre messagerie collaborative Zimbra.
Entrez votre identifiant et mot de passe. Une fois connecté, vous arrivez sur la page d’accueil de la messagerie.
Naviguer dans l’interface
L’interface de Zimbra est structurée autour de plusieurs onglets : Messagerie, Calendrier, Contacts, Tâches. La boîte de réception affiche vos e-mails récents, triables par dossier.
Envoyer un e-mail via vote messagerie collaborative Zimbra
Pour envoyer un email, rien de plus simple ; il vous suffit de cliquer sur « Nouveau e-mail »
Une fois dans la rédaction de mail, il vous suffit de renseigner les champs destinataire, objet et corps du message. Vous avez la possibilité d’ajouter des pièces jointes si nécessaire.
Une fois votre message finalisé, vous pouvez cliquer sur « Envoyer ».
Gérer vos contacts
Accédez à l’onglet « Contacts » pour créer de nouveaux contacts, les classer en groupes et accéder rapidement aux fiches de vos interlocuteurs.
Vous pouvez également créer de nouveaux contacts depuis l’interface de la messagerie collaborative Zimbra en cliquant sur « Nouveau contact ». Il vous suffit alors de remplir les différents champs pour créer votre contact :
- Prénom
- Nom
- Fonction
- Société
- Adresse mail
- Téléphone
- Messenger
- Adresse
- URL
- Autre (comme la date d’anniversaire)
- Commentaires
Chacun des champs sont facultatifs, mais certains sont essentiels au bon fonctionnement de votre contact.
Créer un événement dans le calendrier
Dans l’onglet « Calendrier », vous pouvez planifier une réunion , inviter des participants et définir des rappels. Pour cela, vous pouvez soit directement en cliquant sur votre calendrier déclencher la création de votre événement ou en cliquant sur le bouton « Nouveau événement ».
Parlez des fonctions collaboratives du calendrier! (notamment Zimbra fait des warnings quand on planifie une réunion avec quelqu’un de non disponible)
Zimbra permet également de définir ses événements selon le calendrier du destinataire, si celui-ci n’est pas disponible, Zimbra fait des warnings. Ainsi, le calendrier partagé facilite la coordination d’équipe.
Les plus de la messagerie collaborative Zimbra Collaboration (édition commerciale)
L’édition commerciale de la messagerie collaborative Zimbra se base sur le « client web modern » avec une interface plus épurée et native aux dernières versions. Elle est enrichie de modules comme la gestion de documents (Briefcase, porte document ou malette), la messagerie instantanée et la synchronisation avancée. Il est même possible de rajouter des fonctions supplémentaires via des « Zimlets » (Intégrations Slack, Visio/Jitsi/Zoom, Nextcloud)
Partager et organiser vos fichiers
L’onglet « Malette » permet de déposer des documents, de créer des dossiers partagés et de contrôler les autorisations d’accès. Idéal pour collaborer sur des fichiers sans quitter votre boîte mail.
Utiliser le chat et les statuts de présence
Avec la messagerie instantanée intégrée , vous pouvez chatter avec vos collègues en temps réel et voir leur statut de présence (en ligne, absent, occupé). Cette version n’est pas intégrée par défaut et doit être mise en place par le biais d’une demande via le support Alienor.net.
Source : Site Zimbra blog : Did You Know? Zimbra Chat is Here! – Zimbra : Blog
Activer les appels voix et vidéo
La messagerie collaborative Zimbra Collaboration permet l’intégration avec des outils VoIP pour organiser des appels audio/vidéo. Cette fonction nécessite une configuration côté serveur ou une solution tierce connectée.
Source : Site Zimbra blog. Zimbra Talk V2 – What to Know! – Zimbra : Blog
Accéder à vos données en mobilité
Grâce à la technologie ActiveSync, la version commerciale permet la synchronisation avec smartphones, tablettes et Outlook. Vos e-mails, calendriers et contacts sont accessibles partout et tout le temps.
Un contrôle administratif renforcé
Zimbra Collaboration inclut une console d’administration permettant de gérer les utilisateurs, appliquer des règles de sécurité et surveiller les quotas. Pour l’activation des protections contre spam/virus , « Proxmox Mail Gateway » sera votre meilleur allié.
Finaliser votre configuration et aller plus loin
Une fois vos préférences configurées et vos premiers usages maîtrisés, vous pouvez exploiter tout le potentiel de la messagerie collaborative Zimbra. Avec la solution de messagerie collaborative Commerciale Edition (Network Edition), les entreprises en croissance ou en environnement multisite offre puissance, souplesse et sécurité.
Pour en savoir plus ou obtenir votre messagerie collaborative Zimbra.
Pour approfondir vos connaissances et découvrir d’autres conseils, consultez nos ressources où vous trouverez des guides pratiques et du contenu dédié à nos solutions et stratégies.